Eine Übersetzung dient als Aushängeschild eines jeden international tätigen Unternehmens. Schlecht übersetzte Produktbeschreibungen oder Werbung können die Kaufentscheidung Ihrer potenziellen Kunden hindern. Meist ist der Budgetdruck für Übersetzungen sehr hoch, weshalb Unternehmen die richtigen Maßnahmen ergreifen müssen, um trotz der Einschränkungen qualitativ hochwertige Übersetzungen zu erhalten. In der modernen und globalisierten Welt bilden insbesondere die technischen Übersetzungen eine Nische für Fachübersetzungen. Unzählige Produkte und Dienstleistungen strömen täglich von A nach B und bilden dabei ein weltumspannendes Netz, das verschiedene Märkte über die nationalen Grenzen hinweg miteinander verbindet. Erst durch eine professionelle technische Übersetzung können die Nutzer das volle Potenzial eines Produktes oder einer Dienstleistung ausnutzen. In diesem Beitrag erklären wir Ihnen, welche Mittel und Wege es gibt, die Kosten für die Übersetzung dauerhaft übersichtlich und tragbar zu halten, ohne dabei auf qualitativ hochwertige Fachübersetzungen zu verzichten.

Was ist technische Dokumentation

Technische Dokumentation ist ein Oberbegriff für alle möglichen Dokumente und Unterlagen mit Daten und Informationen zu einem technischen Produkt (Gerät, Maschine, Anlage, Software). Benutzerhandbücher, Bedienungs- und Betriebsanleitungen, Verfahrensanleitungen, Wartungsanleitungen, Datenblätter, Forschungsberichte, Schutz- und Sicherheitsvorschriften, Reparatur- und Montageanleitungen, Tabellen und vieles mehr fallen in die Kategorie “technische Dokumentation”. Im Zuge der Globalisierung ist es erforderlich, die Dokumentation auf die jeweilige Zielgruppe abzustimmen und diese fachkundig zu übersetzen. Technische Fachübersetzungen setzen die sichere Anwendung von firmen- und branchenspezifischen Terminologien sowie ein grundlegendes technisches Verständnis voraus. Bei der Übersetzung eines technischen Dokuments müssen verschiedene Punkte berücksichtigt werden, die sich entsprechend auf die Kostenbildung auswirken. Nachfolgend finden Sie einige Überlegungen und Tipps, mit denen Sie die Kosten für die Übersetzung technischer Dokumentation reduzieren können.

Ausgaben im Vorjahr analysieren

Zunächst ist es wichtig, sich der Planung Ihres Übersetzungsbudgets zu widmen. Es ist sinnvoll, sich einen Überblick darüber zu verschaffen, wie viel Ausgaben Sie für Übersetzungen im vergangenen Jahr gemacht haben. Informationen wie zum Beispiel Anzahl der Übersetzungsprojekte, Umfang der Übersetzungsprojekte (Anzahl Wörter), Sprachkombinationen, Lieferzeiten, Kosten für Übersetzungsprojekte, Einsparungen durch Übersetzungsspeicher, etc. können Ihnen bei der Planung des Budgets hilfreiche Punkte zur Analyse und möglicherweise zur Einsparungen geben.

Übersetzungsbedarf für das kommende Jahr einschätzen

Finden Sie heraus, ob Ihre Firma im nächsten Jahr neue Produkte oder Dienstleistungen anbieten wird, die eine Übersetzung erfordern. Anhand der gesammelten Informationen können Sie sich überlegen, wo und wie Sie Kosten für die Übersetzung sparen können. Lassen Sie sich von Ihrem vertrauten Sprachdienstleister diesbezüglich beraten, ob er Ihnen Einsparungen anbieten kann. Dabei geht es nicht darum, niedrige Wortpreise zu bekommen. Es existieren viele Möglichkeiten, wie Sie Ihre Übersetzungskosten anpassen können, wie zum Beispiel Optimierung des bestehenden Übersetzungsprozesses, Anwendung innovativer Tools, Mengenrabatte etc.

Gute technische Dokumentation erstellen

Gut durchdachte Erstellung von technischen Unterlagen ist ein Grundbaustein für die Kostensenkung bei zukünftigen Übersetzungsprojekten. Versierte technische Redakteure sind erfahren darin, Quelldokumente für die reibungslose Übersetzung im professionellen Umfeld zu erstellen. Technische Texte sollen exakt, unmissverständlich und konsistent gestaltet werden. Verwenden Sie eindeutige Begriffe, für die man auch in der Zielsprache leicht ein Äquivalent findet. Vermeiden Sie die Verwendung von Abkürzungen in Ihren Texten. Die Abbreviaturen ersparen Ihnen möglicherweise Zeit beim Verfassen des Ausgangstextes, können aber zu Zeitverlust für Rechercheaufgaben und ungenaue oder gar fehlerhafte Übersetzungen führen. Dies gilt insbesondere für die Zielsprachen, die kein lateinisches Alphabet haben.

Finanzielle Einsatzpotenziale erkennen

Oft wird derselben Informationsgehalt verwaltet und übersetzt wie zum Beispiel “Betriebsartwechsel” und “Wechsel der Betriebsart”, was zu Mehrkosten führt. Übertragen auf ein Unternehmen, das jährlich 500 neue Seiten erstellt und diese in 20 Sprachen übersetzen lässt, würde die Reduzierung der Wortmenge um 5% laut einer tekom-Studie von 2011 ein Einsparungspotenzial von circa 20.000 Euro bedeuten. Vereinfachen Sie Informationen, dort wo es möglich ist – Bedienungsanleitungen und Anwendungshandbücher eignen sich besonders gut dazu. Selbstverständlich ist hier Vorsicht geboten, denn manche Änderungen können falsche Informationen übermitteln. So ist es beispielsweise riskant, Fachwörter durch Oberbegriffe zu ersetzen.

Niedrige Übersetzungskosten durch aktives Terminologiemanagement

Ein gutes Terminologiemanagement kann eindeutig zur Kostensenkung für die Übersetzung beitragen. Der Aufbau einer Terminologiedatenbank ist das A und O für die Erstellung konsistenter Dokumentation und deren Übersetzungen. Dieser Prozess wird in Kooperation mit dem Kunden sorgfältig durchgeführt. Zusammen mit Ihrem Sprachdienstleister werden firmenspezifische Wörterbücher, Terminologielisten und Glossare zur Vereinheitlichung der Unternehmenssprache erstellt. Die kundenspezifischen Terminologiedatenbanken werden regelmäßig und systematisch gepflegt, damit der mehrsprachige Terminologiebestand immer auf dem aktuellen Stand bleibt.

Wiederverwendung von Inhalten

Die meisten Unternehmen verfügen über Inhalte, die man wiederholt verwendet, z. B. Warnungen oder Haftungsausschlüsse. Wenn Übersetzer nicht von Grund auf neu übersetzen müssen, wird der Auftrag nicht nur schneller erledigt, sondern auch wesentlich günstiger sein. Durch die Anbindung von Translation-Management-Systemen können Sie Mehrfachübersetzungen vermeiden. Beim Einsatz eines Translation Memorys speichert man nämlich jedes übersetzte Textsegment in einer Datenbank ab. Falls dieses Segment nochmals in einem anderen Text vorkommt, erkennt es das System und schlägt die passende Übersetzung vor (100%-Match). Das Translation Memory erkennt auch ähnliche Segmente (50%-99% Match), die lediglich angepasst werden müssen. Je mehr die Übereinstimmungen sind, desto weniger sind die Kosten für die Übersetzung. Dank des Einsatzes eines Translation Memorys wird außerdem eine höhere Konsistenz des zielsprachlichen Textes gewährleistet.

Übersetzungen rechtzeitig planen

Dringende Übersetzungen, die am Tag der Antragstellung bereitstehen sollten oder umfangreiche Eilaufträge berechnen Übersetzungsagenturen in den meisten Fällen mit einem Expresszuschlag. Eine rechtzeitige Einplanung der Übersetzungen ermöglicht Ihrem Übersetzungsbüro eine reibungslose Abwicklung Ihrer Aufträge unter Einhaltung der vereinbarten Lieferfristen. Geben Sie Ihrem Sprachdienstleister Bescheid, wenn bald eine Übersetzung mit großem Volumen ansteht. So kann Ihr Ansprechpartner für freie Kapazitäten zum angekündigten Termin sorgen.

Rahmenvereinbarung mit Ihrem Übersetzungsdienstleister

Wenn Ihr Unternehmen regelmäßig größere Übersetzungsaufträge vergibt, ist der Abschluss eines Rahmenvertrags für Übersetzungen eine weitere sinnvolle Möglichkeit, Übersetzungskosten nachhaltig zu sparen. So können Sie einen Preis vereinbaren, der auf Ihren exakten Bedarf hin ausgelegt ist.

Texte in Grafiken vermeiden

Technische Dokumente beinhalten oft eine Vielzahl von Grafiken, Diagrammen und Tabellen. Wenn Texte in Grafiken eingebettet sind, kann der Übersetzungsprozess länger dauern und mehr kosten, weil die Grafiken mit dem lokalisierten Text neu erstellt werden müssen. Wenn der übersetzte Text einen anderen physischen Seitenbereich ausfüllt, muss möglicherweise die gesamte Grafik neu gestaltet werden. Was die Textlänge der Ausgangs- und Zieltexten anbetrifft, fallen Texte in verschiedenen Sprachen unterschiedlich lang aus. Aus diesem Grund ist es ratsam, Texte von Grafiken zu trennen, wann immer dies möglich ist.

Endfassung übersetzen lassen

In unserem hektischen Alltag kommt es oft zwecks Zeiteinsparung dazu, die Übersetzung auf  der Grundlage eines noch nicht endgültig abgeschlossenen Entwurfs zu starten. Dieser Ansatz erweist sich nicht selten als zeitaufwändig und kostspielig, denn in die Texte fließen oft zahlreiche Änderungen ein. Durch die Vielzahl von Zwischenversionen kommt es außerdem oft zu Verwechslungen und Missverständnissen. Es lohnt sich deshalb, die Endfassung des ausgangssprachlichen Textes abzuwarten.

Kosten für die Übersetzung durch maschinelle Übersetzung senken

Wenn Sie oft große Textmengen zu übersetzen haben, die der reinen Verständigung dienen sollen und schnell übersetzt werden müssen, ist der Einsatz eines Übersetzungsprogramms sinnvoll. Aufgrund der sehr einheitlichen Struktur und Terminologie sind viele technische Dokumente die perfekten Kandidaten für maschinelle Übersetzung mit menschlicher Nachbearbeitung. Die Machine Translation erweist sich bei weitgehend standardisierten Texten als besonders effektiv und kostensparend.

Das Übersetzungsbudget ist ein wesentlicher Aspekt der internationalen Content-Strategie Ihres Unternehmens und beeinflusst die Resultate Ihrer Bemühungen. Setzen Sie sich noch heute mit uns in Verbindung! Unsere Sprachexperten beraten Sie gerne unverbindlich und finden die beste und kostengünstigste Lösung für die Bedürfnisse Ihres Unternehmens.